چهار عامل ناگوار که نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات را ناکارآمد می‌کنند

چهار عامل ناگوار که نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات را ناکارآمد می‌کنند

بسیاری از نرم‌افزارها با گذر زمان و استفاده مکرر، خستگی و ایجاد کلافگی در کاربران خود ایجاد می‌کنند. این مسئله به ویژه در نرم‌افزارهای مرتبط با تولید و نرم افزار نگهداری و تعمیرات رخ می‌دهد. در ادامه، به تحلیل دلایل بروز این مشکل پرداخته‌ایم:

۱– استفاده ناموفق از نرم‌افزار

وقتی دلیل استفاده از یک نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات واضح نباشد ، تقریباً به طور قطع محکوم به شکست می باشید. وقتی نمی‌دانید می‌خواهید به چه چیزی برسید یا چه مشکلاتی را می‌خواهید با نرم‌افزار حل کنید، معمولاً به سیستمی ختم می‌شود که برای تیم یا سازمان شما کار نمی‌کند.

کاری که برای رفع این مشکل می توانید در مورد آن انجام دهید این است که مانند هر کار تعمیری، قبل از اینکه بتوانید آن را تعمیر کنید، باید بدانید چه مشکلی وجود دارد. به همین دلیل اولین قدم این است که مشخص کنیم نرم افزار چه مشکلاتی را حل می کند.

سه مرحله برای انجام این کار وجود دارد:

• ابتدا تیمی از افرادی را که قصد دارند از نرم‌افزار استفاده کنند، جمع‌آوری کنید و از آنها بپرسید که چه مشکلاتی با نرم‌افزار دارند. بدون حل مشکلات کاربران، امکان استفاده از نرم‌افزار به شدت کاهش می‌یابد.
• مشکلات را عمیق تر بررسی کنید. در این مرحله، باید تحلیل ریشه‌یابی را در پروژه‌تان انجام دهید تا دلیل واقعی مشکلات را کشف نمایید.

• اهداف خود را مشخص کنید و تعیین نمایید که کدام مشکلات بزرگ‌ترین و تاثیرگذارترین مشکلات بر سازمان و اعضای تیم شما هستند.

۲– مشکلات داده ای

وقتی داده‌های شما با مشکلات روبرو باشند، استفاده از نرم‌افزار به مشکل برخورده و عملکرد آن تحت تأثیر قرار می‌گیرد. ممکن است سه مشکل اصلی در داده‌ها وجود داشته باشد: اشتباهات داده‌ی نادرست، نوع داده‌های اشتباه و وجود تعداد زیادی داده نادرست. زیرا نرم‌افزارها اکثراً بر داده‌ها تکیه می‌کنند، وقوع مشکل در داده‌ها باعث می‌شود نرم‌افزار به عنوان مقصر ظاهر شده و عملکرد ناقصی داشته باشد.

۳– خرید ناموفق

اگر نرم افزاری که خریداری می کنید کسی از آن استفاده نکند، پروژه نرم افزاری شما با شکست مواجه می شود. اگر کاربران ندانند چگونه از نرم افزار استفاده کنند و یا نخواهند از نرم افزار استفاده کنند باعث استفاده نادرست از نرم افزار می شود و یا اصلا نرم افزار به بهره برداری نمی رسد . تغییرات پیشرو و پذیرش نرم افزار موضوعی بزرگ است، . بنابراین اهمیت دارد که همه افراد نرم‌افزار خریداری شده را بپذیرند و بدون مقاومت از آن استفاده کنند. می‌توانید برای انجام این کار، اقداماتی انجام دهید که عبارتند از:

• می‌توانید به کاربران بگویید که چه چیزهایی برای آنها مفید است. برای اینکه بهتر بفهمید کاربران به چه چیزهایی اهمیت می‌دهند، چه مشکلاتی دارند و به چه اهدافی می‌خواهند برسند، ابتدا باید از آنها بپرسید. سپس به آنها بگویید که نرم‌افزار چگونه می‌تواند در رسیدن به این اهداف و حل مشکلات به آنها کمک کند.
• انتخاب مدیر و مسئول نرم‌افزار امری حیاتی است. این فرد نقش رهبری در پروژه دارد و آن را به پیش می‌برد. همچنین، او باید تجربه به عنوان یک کاربر از نرم‌افزار داشته باشد تا بتواند مزایا و چالش‌های مرتبط با آن را بهتر درک کند.
• برای موفقیت در پیاده‌سازی نرم‌افزار، برنامه‌ریزی دقیق ضروری است. ایجاد یک برنامه که شفافیت در نقش‌ها، زمان‌بندی، و انتظارات را فراهم کند، می‌تواند ابهام و ترس از تغییر را کاهش دهد و تیم شما را به تعهد و انعطاف در مواجهه با تغییر ترغیب کند.
• برای تبدیل تیمتان به تیم حرفه‌ای در استفاده از نرم‌افزار، تمرینات زیادی برنامه‌ریزی کنید و فقط به یک جلسه تمرین اعتماد نکنید. اهمیت دارد که وقتی منظمی برای آموزش تخصیص دهید و در جریان کار، سیستم یادگیری مداومی را ارتقاء دهید تا مشکلات را به مرور کمتر کنید. پس از حدود شش روز، افراد حدود ۷۵ درصد از آنچه یاد گرفته‌اند را فراموش می‌کنند، بنابراین تمرین مداوم ضروری است.
• موفقیت های خود را تبلیغ کنید. در حالی که موفقیت ها، مشکلات کاربران از نرم افزار را از بین نمی برد، اما باعث می شود این مشکلات بسیار کوچکتر به نظر برسند. هر موفقیتی را که با نرم افزار به دست می آورید، هر چقدر هم که کوچک باشد، پیگیری کنید و در مورد آن به همه توضیح دهید.

۴– چالش‌های موجود در مدیریت فرآیندهای نرم‌افزاری

فرآیندهای ضعیف منجر به از کار افتادن نرم افزار می شود. به عنوان مثال، نرم افزار CMMS می تواند راهی آسان برای ایجاد و اجرای PM ها باشد.  اما اگر هیچ فرآیندی برای پیگیری یک PM ناموفق نداشته باشید، کل برنامه نگهداری پیشگیرانه شما از بین خواهد رفت.

قبل از اینکه نگران اندازه‌گیری آن‌ها با نرم‌افزار باشید، باید نگران باشید فرآیندهای صحیح را به روش درست انجام می‌دهید.

اقدامی که در این مورد لازم است انجام دهید ابتدا فرآیندهایی را که می‌خواهید با نرم‌افزارهای تعمیر و نگهداری و تولید تسهیل، پیگیری و بهبود ببخشید، شناسایی کنید. کلمه “بهبود” در اینجا بسیار مهم است،  اگر فقط فرآیندها را زیر نظر داشته باشید و آنها را بهبود ندهید، نرم افزار به احتمال زیاد ناموفق خواهد شد. سپس به بررسی این فرآیندها بپردازید.  فرآیندها را به قسمت های کوچکتر تقسیم کنید تا ببینید کجا ممکن است شکسته شوند.

نتیجه نهایی:

همه مشکلات تقصیر نرم افزار نیست این درس بزرگی است که ما پس از بررسی تمام دلایلی که نرم افزارهای تعمیر و نگهداری و تولید می توانند ناخوشایند و ناموفق باشند، آموخته ایم. نرم افزار اغلب به عنوان یک راه حل گلوله نقره ای تبلیغ می شود که این ذهنیت فاجعه است. برای کمک به تیم شما، یک هدف روشن، خرید کامل، فرآیندهای محکم و داده های عالی لازم است. ایجاد این سیستم پشتیبانی به شما کمک می کند تا از نرم افزار به عنوان ابزاری برای بهبود استفاده کنید و کسب و کار خود را ارتقا دهید.