مزایای استفاده از سیستم نگهداری و تعمیرات CMMS

بسیاری از شرکت ها جهت بهینه سازی عملیات نگهداری تجهیزات و ردیابی مشکلات در سطح موجودی قطعات و بررسی کارآمدی سیستم مدیریت سفارش ها به نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات مراجعه می کنند. گرچه اینها دلایل خوبی برای استفاده از نرم افزار CMMS هستند اما کارایی این سیستم بسیار فراتر است و هیچ جای تعجب نیست که در سال ۲۰۲۰ شرکت هایی که به دنبال افزایش سرمایه گذاری در بخش های سیستماتیک CMMS و EAM بودند، حدود ۳۷% رشد داشتند.

یک تیم نگهداری و تعمیرات موفق نه تنها باید بر روی حل سریع مشکلات متمرکز شود بلکه اقدامات پیشگیرانه را برای پیش بینی و جلوگیری از خرابی های احتمالی انجام دهد که با استفاده از یک نرم افزار CMMS مناسب تمامی این موارد دست یافتنی خواهد شد.

بررسی جدیدترین نتایج نظرسنجی موسسه ITIC  نشان می دهد که طبق اعلام ۹۸٪ سازمان ها، یک ساعت خرابی و توقف تجهیزات برای آنها بیش از صدهزار دلار هزینه دارد که این رقم برای برخی کمپانی های بزرگ  تا پنج میلیون دلار نیز افزایش پیدا می کند.

برای اینکه تصویر بهتری از میزان کاربرد و انعطاف پذیری این نرم افزار ارائه شود، لیستی جامع ایجاد شده که توضیح می دهد چرا شرکت ها و موسسات مختلف در هر زمینه ی شغلی و صنعتی، باید از این نرم افزار استفاده کنند تا توانایی های مدیریت نگهداری و تعمیرات آنها بهبود و ارتقا پیداکند. این فهرست شامل چهار بخش کاهش هزینه ها، مدیریت موجودی ها، بهبود گردش کارها و کسب نتایج مفید است.

کاهش هزینه

از آنجا که مدیران نگهداری و تعمیرات همیشه به دنبال راه های بالقوه برای کاهش هزینه عملیات واحد خود هستند، باید گفت استفاده صحیح از CMMS به طرز قابل توجهی هزینه های بهره برداری را در کل بخش نگهداری و تعمیرات کاهش می دهد که این موارد عبارتند از:

1. کاهش خرابی و از مدار خارج شدن برنامه ریزی نشده تجهیزات

یک نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات، با ترکیب و ادغام استراتژی های پیش­بینی کننده و پیشگیرانه بصورت اتوماتیک، در کاهش زمان خرابی تجهیزات و جلوگیری از خاموش شدن های پرهزینه و برنامه ریزی نشده بخش های مختلف خط تولید موثر واقع می شود.

2. کاهش ساعات اضافه کاری

تعطیلی کمتر به طور خودکار به کاهش هزینه های اضافی می انجامد. اگر تجهیزات و دارایی های شرکت در وضعیت سلامت و مطلوب باشند، احتمال هر نوع خرابی و مشکل فنی بسیار پایین می آید و این به معنی حذف ساعات اضافه کاری است که در گذشته صرف تعمیرات و رفع عیوب میشد. علاوه بر این، سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS امکان ارتباط موثر و کارآمد تر افراد تیم را بالا می برد، به این معنی که کارها سریع تر شروع می شوند متعاقباً در مهلت های تعیین شده به پایان خواهند رسید.

3. کاهش زمانِ میانگین برای تعمیرات

CMMS به تیم نگهداری و تعمیرات یک مجموعه، امکان دسترسی به تمام اطلاعات مهم درمورد مشکلات گذشته و راه حل­های کاربردی (سابقه کار) را می دهد تا بتوانند به سرعت بهترین استراتژی را برای حل مشکل موجود پیدا کنند.

از آنجایی که کلیه نسخه های الکترونیکی اسناد روی این نرم افزار ذخیره می شوند و باتوجه به دسترسی همیشگی برای همه چیز، از برگه های فنی و سوابق تجهیزات گرفته تا عیب یابی نمودارها در یک جای متمرکز مثل تلفن همراه طبیعی است که سرعت شروع و انجام کار بسیار بالاتر خواهد بود.

4. افزایش طول عمر دارایی های شرکت

پایین آوردن میزان خرابی و از رده خارج شدن قطعات با استفاده از استراتژی های یک نرم افزار CMMS مناسب، طول عمر و کارآیی تجهیزات و دارایی های یک شرکت را افزایش خواهد داد.

5. کاهش هزینه تعمیرات

نتیجه تمامی موارد ذکر شده در بالا، هزینه تعمیرات کمتر است!

CMMS با اطمینان از زمان کار بالا و سلامت دارایی، نیاز به تعمیرات اساسی و هزینه های مربوط به نیروی کار را کاهش می دهد و در هزینه های هنگفت صرفه جویی می کند. همچنین می تواند بهترین شیوه ها را بیابید و بر روی آنهایی که مقرون به صرفه تر هستند تمرکز کند.

6. بهبود شرایط تعیین و درخواست بودجه باتوجه به قابل پیش بینی بودن نیازهای سیستم

یکی دیگر از ویژگی های بسیار مفید CMMS برای کاهش هزینه های کلی تعمیر و نگهداری، توانایی پیش بینی هزینه ها و استفاده از این اطلاعات برای بهبود بودجه است. بازبینی تمام هزینه های قبلی مربوط به مصالح، منابع و فعالیت های تعمیر به مدیران بینش کافی برای برآورد دقیق هزینه های آینده را می دهد. این بدان معناست که می توان با اطمینان از تخصیص بهینه منابع، بودجه موثری ایجاد کرد.

مدیریت موجودی انبار و دارایی ها

• مدیریت موجودی انبار و دارایی ها، امری چالش برانگیز است. گرچه موجودیِ بیش ازحد خوب نیست اما بدتر از آن، نبود قطعات موردنیاز برای تعمیر دستگاهی است که خرابی آن باعث خاموش شدن کل خط تولید میشود. برقراری این تعادل از قابلیت های مهم نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS است که در زیر به آنها اشاره می شود:

1. بهینه کردن تعداد قطعات موردنیاز درانبار یا سفارشات خرید جدید، براساس نیاز بخش نگهداری و تعمیرات

یک برنامه نگهداری و تعمیرات خوب، کمک می­کند تا سطح موجودی قطعات و درخواست های خرید موارد جدید با درنظر گرفتن الگوهای مصرف مواد و تنظیم ترتیب عرضه آنها، بهینه گردد. نکته مفید امکان ایجاد سطح و تعداد برای هر قسمت از تجهیزات است به این صورت که اگر تعداد موارد انتخاب شده در انبار کمتر از آستانه تعیین شده باشد، سیستم به طور خودکار به کاربران اطلاع می دهد تا بتوانند سفارش را به موقع انجام دهند.

2. به حداقل رساندن خطای انسانی با ردیابی خودکار تجهیزات

3. ارتقا و بهبود مسیر نگهداری و تعمیرات با دسترسی به سابقه کار کامل تجهیزات و بررسی چرخه عمر قطعات

امکان مرور کامل سابقه کار به همراه دستورات کاری در کل چرخه عمر هر قطعه از تجهیزات، تیم کاری را در مسیر دستیابی به یک برنامه نگهداری و تعمیرات کاملاً بهینه با پاسخ به سوالات بسیار مهم یاری می کند.

4. بهبود کنترل کیفیت و افزایش بهره­وری با یافتن بهترین شیوه عملکرد در نگهداری و تعمیرات و تبدیل آن به دستورالعمل استاندارد

با استفاده از CMMS می توان عملکرد عملیات نگهداری و تعمیرات را پیگیری کرد و دریافت که کدام روش­ها موثرتر هستند و چرا. درمرحله بعد می­توان بهترین شیوه را به­عنوان یک استاندارد برای بهینه­سازی گردش کار در آینده و افزایش بهره­وری و کارایی تنظیم کرد.

5. کاهش احتمال شکست تولید و به حداقل رساندن ضررهای مالی

در کار با CMMS حین بهینه سازی منابع برای بهره وری بیشتر، هزینه های ضایعات کاهش پیدا می کنند و با حفظ طول عمر دارایی ها در بیشترین حالت ممکن، احتمال ضررهای مادی به شکل قابل توجهی کاهش می یابد.

6. تشخیص سریع و دقیق تر مشکلات با جستجو و دسترسی فوری به اطلاعات مهم تجهیزات

7. کاهش قابل توجه کارهای دستی و به طبع آن هزینه ها با استفاده از فناوری اتصال سفارشات کار، دارایی ها، قطعات یدکی و سفارشات خرید در نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS

فناوری بارکد به کاربران کمک می کند تا سریع و آسان موجودی خود را شناسایی کنند. یک نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات که از تکنولوژی بارکد پشتیبانی می کند، دارایی ها را با کد  QR علامت گذاری می کند و کاربران با اسکن بارکد به تمام داده های لازم دسترسی پیدا خواهندکرد.

بهبود گردش کار

• بهبود گردش کار برای مدیران و بخش نگهداری و تعمیرات با انجام قسمت عمده ای از کارهای کسل کننده و تکراری و سرعت بخشیدن به ارتباط بین تیم تعمیر و نگهداری توسط CMMS با تاکید بر موارد زیر

1. بهبود ارتباط بین افراد تیم نگهداری و تعمیرات بعد از تعیین اولویت های کاری، دستورکار و موعدهای مقرر توسط مدیران مربوطه

2. تجمیع تمام داده های لازم مانند سفارشات کاری، برنامه های نگهداری، تاریخچه کار، میزان موجودی انبار و دارایی ها، سلامت دستگاه ها و همه اطلاعات لازم در یک مکان واحد که از هرجایی قابل دسترسی است

3. همزمان با مدیریت موجودی فعلی، درک بهتری از نیازهای آینده مجموعه با استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS حاصل می گردد.

4. ردیابی پیشرفت کار از هر کجا و در هر زمان با یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات که از چندین دستگاه کامپیوتر و تلفن همراه پشتیبانی می کند

در زمان استفاده از CMMS مدیران و سایر اعضاء تیم محدود به دفتر و میز کارشان نیستند و هرکجا که باشند ازطریق

گوشی، لپ تاپ و تبلت به این برنامه دسترسی خواهند داشت و بهره وری تا حد قابل توجهی بالا خواهد رفت.

5. امکان ایجاد تغییرات سریع در اولویت ها و دستورکارهای قبلی و اطلاع رسانی به پرسنل برای جایگزینی برنامه ها، زمانی که مشکلی ناگهانی رخ می دهد.

مدیران باید بتوانند که در شرایط خاص به سرعت ارتباط برقرار کنند و دریابند که کدام کار اولویت دارد و چه کسی در بهترین موقعیت برای رسیدگی به آن قرار دارد و این کار نرم افزار CMMS است.

6. بهبود و تسریع زمان پاسخگویی تیم نگهداری و تعمیرات در رفع مشکلات

7. حذف کاغذبازی های بی مورد و صرفه جویی در وقت و رفت و آمدهای اداری

8. بهبود در پاسخگویی به مشکلات به اینصورت که برخلاف زمان کاغذبازی، دیگر درخواستی گم یا فراموش نخواهد شد و مشخص است که هر کاری بر عهده چه کسی خواهدبود.

9. سهولت بیشتر در برنامه ریزی و اجرای استراتژی های نگهداری پیشگیرانه در CMMS

ویژگی PM Builder در CMMS برای اجرای آسان و بصری برنامه های نگهداری پیشگیرانه ایده آل است. می­توان چک لیست های دقیق PM را با دستورالعمل های گام به گام از قسمت های مورد نیاز، نیروی کار تخمین زده شده و سایر منابع مربوط به شغل در عرض چند دقیقه ایجاد کرد.

10. اطمینان از ایمنی و طول عمر بیشتر تجهیزات با استفاده از نرم افزاری که مهندسی شده تا سوء عملکردهای عمده را کاهش داده و موارد مشکل ساز را شناسایی کند

این پلت فرم برای جلوگیری از نقص های اساسی، سالم نگه داشتن ماشین آلات و تجهیزات و شناسایی مناطق مشکل دار طراحی شده است تا بلافاصله به آنها رسیدگی شود. هنگامی که تجهیزات از استانداردهای ایمنی برخوردار هستند خطر خرابی های بحران ساز کاهش می یابد و محیط کار ایمن و مطمعن تری ایجاد می شود.

Tracking & Reporting

• همانند بسیاری دیگر از راه حل های فناوری اطلاعات، هدف اصلی نرم افزار تعمیر و نگهداری، تبدیل داده های موجود به بینش های مفید است که منجر به تصمیم گیری آگاهانه و کسب نتایج بهتر می شود. امکانات پیگیری امور و ارائه گزارشات چیزی است که ضمن کار با CMMS متوجه آن خواهید شد

اولین موردی که هنگام شروع به کار با CMMS جلب توجه می کند، حجم زیاد داده های ردیابی و گزارشات موجود است که امکان بررسی آنها بصورت دستی یا فایل های اکسل بسیار دشوار است. این نرم افزار کمک می کند که به جای حدس زدن “اقدام درست”، بر اساس داده های آماری و بررسی گزارشات سیستماتیک بهترین تصمیم اخذ و اجرا شود.

1. تعیین میانگین زمان تعمیرات (MTTR) و سنجش عملکردهای گذشته و فعلی

می توان از سیستم CMMS برای محاسبه خودکار متوسط ​​زمان لازم برای تعمیر یا بازیابی از خرابی استفاده کرد. همچنین می توان میانگین زمان تعمیر را در دوره های انتخابی مشاهده و مقایسه کرد که روشی عالی برای سنجش عملکردهای گذشته و حال است.

2. تعیین میانگین زمان مابین خرابی ها (MTBF) و امکان پیش بینی خرابی بعدی

با CMMS می توان میانگین طول عمر یک قطعه از تجهیزات را برآورد کرد و دانستن اینکه یک گروه خاص از قطعات یا تجهیزات چند وقت یک بار خراب یا از رده خارج می شوند، امکان پیش بینی های لازم را به تیم نگهداری و تعمیرات می دهد.

3. تعیین روندها و میانگین های نگهداری و تعمیرات با استفاده از داشبورد CMMS که چندین KPI (Key performance indicators شاخص های اصلی عملکرد) را با ردیابی در زمان واقعی ارائه می دهد.

به عنوان مثال ، اگر تیم نگهداری و تعمیرات متوجه شود یک تجهیز خاص چندین بار در سال خراب شده است، بنابراین می داند که برای جلوگیری از پیش آمدن مشکل مشابه در سال آینده باید PM ها را افزایش دهد.

4. بررسی اینکه هر فرد چه کارهایی انجام داده و چه هزینه ای دربر داشته. درخصوص تیم های نگهداری بزرگتر این موضوع بسیار چالش برانگیز است، بخصوص که از راه دور نیز باشد.

کار با CMMS یعنی داشتن سیستمی که دستورات کار را برای هر تکنسین پیگیری می کند، تشخیص کارکنان کم کار را آسان می کند و به مدیر امکان می دهد اقدامات اصلاحی به موقع انجام دهد. همچنین می تواند ببینید آیا برنامه کاری عادلانه و متعادل است یا خیر تا در صورت لزوم به سرعت وظایف را تغییر داده یا دوباره تعیین کند.

5. گاهی ضرر نگهداری پیشگیرانه بیشتر از تعمیرات است و صرفه ندارد چون باعث صرف منابع بیشتری می شود که دور از حد مطلوب کارفرما است. استفاده از CMMS به شناخت این موارد کمک می کند.

در حالی که انجام اقدامات پیشگیرانه بسیار مهم است، صرف منابع زیاد برای نگهداری پیشگیرانه بهینه نیست. استفاده از CMMS برای شناسایی ضایعات نگهداری پیشگیرانه یکی دیگر از ابزارهای موجود در اختیار تیم نگهداری و تعمیرات است. داده های عملکرد دارایی به تیم می گوید که یک دستگاه چند بار خراب شده است. اگر تجهیزی هرگز با مشکل روبرو نیست، این احتمال وجود دارد که بیش از حد مراقبت پیشگیرانه انجام شده و لازم است بررسی شود که صرف زمان و هزینه بی مورد، کاهش یابد.

6. تعیین اینکه کدام تجهیزات بیشترین هزینه را صرف می کنند و چرا؟ و چگونه باید با این موضع مواجهه کرد

رساندن هزینه های تعمیر و نگهداری به حداقل بدون دانستن اینکه کدام دارایی بیشترین هزینه را دارد و چرا غیرممکن است. اینجاست که CMMS وارد عمل می شود و کل هزینه های عملیاتی دارایی را در طول چرخه عمر آن مشخص می کند. ترکیب این اطلاعات با اطلاعات اضافی مانند متوسط ​​هزینه زمان وقفه در ساعت، تشخیص گران ترین دارایی ها و پیدا کردن دلایل آن را آسان تر می کند.

7. تعیین مکان هایی که بهترین عملکرد را دارند و الگو برداری از تاثیر آنها برای سایر مسیر

8. با CMMS می توان از رعایت استانداردهای نظارتی دولتی و بین المللی اطمینان حاصل کرد که توام با ایجاد ایمنی محیط کار است.

مشاغل و صنایعی مانند بهداشت، محیط زیست، ایمنی و مواد غذایی فشار مضاعفی را برای ایجاد یک محیط کاری ایمن و قابل اعتماد که استانداردهای مورد نیاز را برآورده می کند، احساس می کنند. با گزارش های دقیق نرم افزار CMMS می توان برای هرگونه بازرسی و حسابرسی آماده بود.

برای دریافت مشاوره رایگان و دموی نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات با ما تماس بگیرید
تلفن : ۳۶۲۶۱۸۶۳ -۰۳۱ داخلی ۲۰ و۲۲

همراه : ۹۴۱۶ ۶۹۴ ۰۹۱۹ و ۹۴۱۴ ۶۹۴ ۰۹۱۹