هفت ویژگی طلایی نرم افزار CMMS برای نگهداری و تعمیرات

به چالش‌هایی فکر کنید که تیم نگهداری و تعمیر شما هر روز با آن‌ها مواجه است – خرابی‌ها، عقب‌افتادگی، قطعات از دست رفته، مازاد بر هزینه‌ها – این فهرست ادامه دارد. خوشبختانه نرم افزار CMMS برای از بین بردن این دردسرها کمک می کند. بهترین بخش این است که شما مجبور نیستید یاد بگیرید چگونه از ده ها ابزار فقط برای انجام آن استفاده کنید. این به این دلیل است که هفت ویژگی اصلی CMMS به تنهایی می تواند ۹۰٪ مشکلات نگهداری و تعمیر را با هدف قرار دادن آنها به صورت ریشه ای حل کند.

این هفت ویژگی در زیر آمده است:

۱- ایجاد دستور کار

• نرم افزار CMMS به شما اجازه می دهد تا با چند کلیک ساده، دستور کار دیجیتالی و درخواست های کاری را بسازید، اختصاص دهید، تکمیل و مستند کنید:
• پورتال دستور کار: به کارکنان خارج از نگهداری و تعمیر اجازه می دهد تا با استفاده از فرم درخواست سفارشی، دستور کار نگهداری و تعمیر را ایجاد و پیگیری کنند.
• سلسله مراتب تجهیز: حوزه ،کلاس، گروه یا تجهیزات را جستجو کنید و یک دستور کار را با آنها مرتبط کنید.
• دستورالعمل ها و اسناد: اضافه کردن فهرست کارها، راهنماها، عکس ها و موارد دیگر را به سفارشات کاری
• قطعات و تجهیزات ایمنی: فهرست کردن تمام قطعات یدکی و تجهیزات ایمنی مورد نیاز برای یک کار
• کدهای خرابی: مشخص کردن یک مشکل، علت و اقدامات انجام شده برای حل خرابی
• اطلاعات لجستیکی: تعیین مهلت زمانی، انتخاب سطح اولویت و تعیین تکنسین تعمیرات
• یادداشت ها: شامل جزئیات اضافی، مانند صدایی که دستگاه قبل از خراب شدن ایجاد می کند.
• ردیابی: مشاهده وضعیت کار، نظارت برهزینه ها و بایگانی دستور کارهای گذشته

مشکلاتی که نرم افزار نگهداری و تعمیرات حل می کند:

یک دستور کار دیجیتال به شما کمک می کند سه مانع بزرگ را برای تیم نگهداری و تعمیر خود از بین ببرید:

زمان توقف: این ابزار فرآیند صدور سفارش کار را آسانتر و سریعتر از قلم و کاغذ یا اکسل می کند. هر چه سفارش کاری سریعتر ایجاد، تخصیص و تکمیل شود، مدت زمان کمتری یک تجهیز از کار می افتد. ماشین ها می توانند در زمان کمتری اصلاح شده و مدت طولانی تری سالم بمانند.

ناکارآمدی: این ویژگی به کارکنان اجازه می‌دهد بدون اینکه دو بار آن را یادداشت کنند یا فایل‌های کاغذی را بررسی کنند، درخواست‌ها را فوراً مستند، ارسال و مشاهده کنند. تکنسین ها می توانند به منابع دسترسی داشته باشند تا کار را سریع، صحیح و ایمن بدون اتلاف وقت برای جست و جوی سرنخ هایی که نیاز دارند، انجام دهند.

کمبود اطلاعات: ایجاد دستور کار اطمینان می دهد که تمام جزئیات یک کار با چند کلیک در دسترس است. این منجر به نتایج استاندارد، عیب‌یابی آسان‌تر نگهداری و تعمیر، و تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر می‌شود، بنابراین می‌توانید در صورت امکان سلامت تجهیزات را به حداکثر برسانید.

۲- زمانبندی نگهداری و تعمیر

این ابزار CMMS چالش های مربوط به زمان بندی نگهداری و تعمیر را به لطف ویژگی هایی مانند:

• رویدادهای PM: کار را بر اساس رویداد های برنامه ریزی شده بر اساس زمان، استفاده، شرایط یا رویدادها آغاز کنید.
• تقویم: برنامه همه افراد را ببینید و بسته به حجم کاری وظایف را تقسیم و تعیین کنید.
• پیش بینی نگهداری و تعمیر: وظایف آتی را با خریدهای موجودی و برنامه کاری مطابقت دهید.
• چک لیست بازرسی: فهرستی از وظایف بازرسی، از جمله دستورالعمل های رفع یا شکست را ضمیمه کنید.
• معیارهای نگهداری برنامه ریزی شده: به معیارهایی مانند انطباق نگهداری و تعمیر برنامه ریزی شده مراجعه کنید.
• همه عناصر سازنده دستور کار: تمام اطلاعات موجود برای یک دستور کاری را به یک کار نگهداری و تعمیر برنامه ریزی شده اضافه کنید.

مشکلاتی که حل می کند

برنامه ریزی و نگهداری و تعمیر پیشگیرانه سازمان شما را در برابر سه مشکل بزرگ محافظت می کند:

تکیه بر نگهداری و تعمیر واکنشی: بزرگترین مزیت این ویژگی این است که می تواند به شما کمک کند یک برنامه نگهداری و تعمیر پیشگیرانه ایجاد کنید و تعداد تعمیراتی که تیم شما هر روز انجام می دهند را کاهش دهد و همه چیز را از ایمنی گرفته تا تولید، بهبود بخشد.

انجام تعمیرات پیشگیرانه بیش از حد: بله، چیزی به نام نگهداری پیشگیرانه بیش از حد وجود دارد. نگهداری برنامه ریزی شده به شما کمک می کند تا بهترین بازه زمانی را برای کارها پیدا کنید تا تجهیزات و کارکنان هرگز بیش از حد کار نکنند.

خرج بیش از حد: ابزار برنامه ریزی به شما دیدی از هر بخش مورد نیاز برای نگهداری و تعمیر برنامه ریزی شده می دهد، بنابراین هرگز قطعات زیادی را سفارش نمی دهید، افراد را بیش از ظرفیت برنامه ریزی نمی کنید، در خرید و حمل و نقل عجله نمی کنید یا عملکرد بخش خود را از دست نمی دهید. و این گونه هر ریال شما بهینه هزینه شده است.

۳- شناسنامه (پروفایل) تجهیز

شناسنامه دیجیتالی تجهیزات به شما کمک می‌کند دارایی‌های خود را در داخل و خارج بشناسید تا بتوانید از بزرگترین مشکلات خود جلوگیری کنید:

• سلسله مراتب تجهیز و محل استقرار: دارایی ها را سازماندهی کنید و دقیقاً بدانید هر چیزی کجاست.
• سابقه تعمیر: مشکلات گذشته یک تجهیز، نحوه رسیدگی به آنها و توسط چه کسی را مشاهده کنید.
• طبقه بندی و دسته بندی تجهیزات: دارایی ها را در دسته ها گروه بندی کنید و آنها را با اقدامات و گزارش ها مرتبط کنید.
• اسناد و یادداشت‌ها: صورت‌حساب مواد و قطعات، دستورالعمل‌ها، نمودارها، یادداشت‌های ایمنی و موارد دیگر را به دارایی‌ها پیوست کنید.
• ردیابی مالی: ببینید چقدر برای فعالیت های تعمیراتی و تعویض قطعات برای هر تجهیزی هزینه شده است.
• وضعیت آنلاین/آفلاین: وضعیت دارایی را تنظیم کنید و در دسترس بودن، MTTR و MTBF را ردیابی کنید.
• اطلاعات فروشنده: ضمانت نامه و اطلاعات تماس فروشنده را به دارایی اضافه کنید.

مشکلاتی که حل می کند

شناسنامه دیجیتالی تجهیز تمام اطلاعاتی را که تیم شما برای غلبه بر برخی موانع رایج نیاز دارد، در دسترس آنها قرار می‌دهد.

ممیزی های درخواستی:

ایجاد بودجه دقیق: پروفایل دیجیتال دارایی ها شامل تمام جزئیات برای محاسبه هزینه های نگهداری و تعمیر برای هر قطعه از تجهیزات و انتخاب آگاهانه در مورد پیش بینی هزینه های سرمایه، تصمیمات تعمیر یا جایگزینی و موارد دیگر است.

PM های ناکارآمد: اگر نگهداری و تعمیر پیشگیرانه ناکارآمد باشد، دیدن ارزش آن دشوار است. این ابزار به تکنسین ها کمک می کند تا از جمع آوری تمام اطلاعات مربوط به یک کار قبل از شروع اجتناب کنند و انجام سریع و ایمن نگهداری و تعمیر برنامه ریزی شده را برای آنها آسان تر می کند.

پروفایل دیجیتال تجهیزات، تمام جزئیات مرتبط با هزینه‌های نگهداری برای هر قطعه از تجهیزات را شامل می‌شود. این اطلاعات به انتخاب هوشمندانه در زمینه پیش‌بینی هزینه‌های سرمایه، تصمیم‌گیری درباره تعمیر یا تعویض و موارد دیگر کمک می‌کند.

۴- داشبورد نگهداری و تعمیرات

داشبورد مرکزی CMMS با چند ابزار ساده به شما نمای ۳۶۰ درجه ای از عملیات نگهداری و تعمیر می دهد:

• شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارها: معیارهای مهم را در یک مکان مشاهده کنید و بر اساس امکانات مرتب کنید.
• وضعیت سفارش و عقب ماندگی: وضعیت کارهای جاری، آتی و معوقه را مشاهده کنید.
• نمای سفارشی: اطلاعاتی را که بیشتر به آن نیاز دارید در بالای داشبورد قرار دهید.
• همگام سازی داده ها در زمان واقعی: نگاهی دقیق به عملیات نگهداری و تعمیر خود داشته باشید.
• اشتراک گذاری: الگوهای داشبورد را بین تیم ها ایجاد و به اشتراک بگذارید تا در یک صفحه باشند.

مشکلاتی که حل می کند

نگه داشتن انگشت خود روی نبض نگهداری و تعمیر به شما کمک می کند تا چاله های بزرگی را که تیم شما می تواند در آنها گیر کند، برطرف کنید:

عقب ماندگی بسیار زیاد: نگهداری و تعمیرات همیشه باعث عقب ماندگی می‌شود، اما اگر به‌دقت نظارت نشود، ممکن است به سرعت از کنترل خارج شود. داشبورد CMMS به شما این امکان را می‌دهد که در چند ثانیه بفهمید چه وظایفی به تعویق افتاده‌اند. این به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ای برای حل این مسائل تدوین کنید و همیشه در کنترل و نظارت باشید.

عدم ارتباط: وقتی به اطلاعات به روز دسترسی ندارید، تصمیم گیری، واگذاری کار و تنظیم دقیق برنامه های نگهداری و تعمیر دشوار است. داشبورد نه تنها بینش زنده ای را در مورد عملیات نگهداری و تعمیر به شما می دهد، یک داشبورد مشترک تضمین می کند که کل تیم شما به همان معیارهای مهم نگاه می کند، بنابراین شما و تیمتان دیگر هرگز از مدار خارج نخواهید شد.

سلامت تجهیزات ضعیف:داشتن معیارهای کلیدی در دسترس، تجزیه و تحلیل عملکرد تیم شما را بهبود می‌بخشد. این امکان را فراهم می‌کند که به راحتی مناطقی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید و سلامت دارایی‌ها را بر اساس بهترین حالت هر دستگاه افزایش دهید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا با دقت و به شکل بهینه‌تری تصمیم‌های مدیریتی بگیرید و به بهبود عملکرد کلان واحد خود بپردازید.

۵- کنترل موجودی

این ویژگی CMMS به تیم های نگهداری و تعمیرات اجازه می دهد تا هر کاری را که مربوط به موجودی است مدیریت کنند:

• نظارت بر قطعات: بدانید چه چیزی دارید، کجاست و چقدر هزینه دارد.
• هشدارهای موجودی کم: حداقل مقادیر و سفارش مجدد خودکار را برای قطعات حیاتی تنظیم کنید.
• ردیابی اولین ورود، اولین خروج: استفاده و بودجه برای قطعات بر اساس تاریخ خرید
• سازماندهی چند سایت: همه قطعات یدکی را در چندین امکانات ببینید و به اشتراک بگذارید.
• قطعات مرتبط با کار: قطعات توصیه شده را به سفارشات کاری و PM اضافه کنید.
• خرید: ایجاد، ارسال و ثبت سفارشات خرید دیجیتال و RFQ

با استفاده از این الگوی ردیابی موجودی، انبار خود را کم نگه دارید.

مشکلاتی که حل می کند

مدیریت موجودی و قطعات می تواند برخی از دردسرهای بزرگ را برای تیم نگهداری و تعمیرات شما برطرف کند:

نگهداری و تعمیر جزیره ای:داشتن معیارهای کلیدی در دسترس، تجزیه و تحلیل عملکرد تیم شما را بهبود می‌بخشد. این امکان را فراهم می‌کند که به راحتی مناطقی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید و سلامت دارایی‌ها را بر اساس بهترین حالت هر دستگاه افزایش دهید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا با دقت و به شکل بهینه‌تری تصمیم‌های مدیریتی بگیرید و به بهبود عملکرد کلان واحد خود بپردازید.

هزینه های بالا: قطعات یدکی می تواند گران باشد، به خصوص اگر ناکارآمدی روند خرید را مختل کند. این ابزار با پیش بینی نیازهای موجودی و ایجاد تحویل به موقع، این ناکارآمدی ها را از بین می برد و هزینه ها را کاهش می دهد.

یافتن موجودی گم شده: موجودی غیرقابل دسترس دلیل بزرگی برای خرابی است، به همین دلیل ویژگی مدیریت موجودی بسیار مهم است. مکان دقیق هر قسمت را به شما می دهد تا همیشه بتوانید آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید.

۶- اپلیکیشن موبایل CMMS

مانند تقریباً هر چیز این روزها، برنامه ای برای مدیریت نگهداری و تعمیر وجود دارد. یک برنامه CMMS تلفن همراه ابزارهای مفید زیادی را ارائه می دهد:

• کدهای QR و بارکد: کدها را اسکن کنید تا فوراً اطلاعات یک دارایی را نمایش دهد.
• اعلان‌های فشاری: وقتی کاری به شما محول می‌شود از سفارش‌های کاری جدید مطلع شوید.
• نمایه‌های دارایی و سفارش‌های کاری: به تمام جزئیات دارایی یا سفارش کاری از برنامه دسترسی پیدا کنید.
• دسترسی آفلاین: ورود اطلاعات به یک CMMS بدون اتصال به اینترنت
• عکس ها: با دستگاه تلفن همراه خود عکس بگیرید و آنها را به یک سفارش کاری پیوست کنید.
• متن ها: در حین کار، یادداشت ها را به یک دستور کاری اضافه کنید.

مشکلاتی که حل می کند

یک برنامه CMMS تلفن همراه به شما امکان می دهد در هر کجا و هر زمان که نیاز دارید نگهداری و تعمیر انجام دهید، که به مشکلات آزاردهنده پایان می دهد:

اطلاعات ناقص و نادرست: هر دقیقه بین خواندن یا مشاهده پارامتر و زمان ثبت آن، احتمال خطا را افزایش می دهد. تلفن همراه با ایجاد آسان و فوری ورودی داده، این خطر را کاهش می دهد.

کندی زمان پاسخ اضطراری: هر دقیقه از زمان خربی یک تجهیز محاسبه می شود. یک برنامه CMMS تلفن همراه به طور قابل توجهی زمان پاسخ را کوتاه می کند و زمان خرابی را کاهش می دهد و تولید را افزایش می دهد.

شرایط کاری سخت: نگهداری و تعمیر به ندرت راحت است – دارایی ها اغلب از هم دور هستند یا دسترسی به آنها سخت است. یک برنامه تلفن همراه به شما امکان می دهد بدون رفت و آمد از دفتر یا نگرانی در مورد خراب شدن اسناد کاغذی، به اطلاعات و کارهای اسناد دسترسی داشته باشید.

۷- گزارش دهی

چند مؤلفه کلیدی در گزارش دهی با یک کلیک وجود دارد که ردیابی، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی نگهداری را آسان می کند:

• گزارش های از پیش ساخته شده و سفارشی: از بین الگوهای گزارش از پیش ساخته شده انتخاب کنید یا خودتان بسازید.
• گزارش‌های داشبورد: معیارهای نگهداری بی‌درنگ را به داشبورد CMMS خود ارسال کنید.
• زمانبندی گزارش: گزارش های منظم را تنظیم کنید تا به طور خودکار اجرا شود و مستقیماً برای هرکسی که نیاز به دیدن آن دارد ارسال شود.
• گزارش مالی و حسابرسی: گزارش هایی را برای هزینه های نگهداری و تعمیر یا مطابقت حسابرسی ایجاد کنید.

مشکلاتی که حل می کند

گزارش‌دهی با یک کلیک ابزار خوبی برای کاهش برخی از موانع کلیدی است:

ROI نگهداری و تعمیر را بیابید: نگهداری و تعمیر ارزش ارائه می دهد، اما اثبات آن بدون اعداد آن دشوار است. گزارش‌دهی آسان‌تر به شما کمک می‌کند نگهداری و تعمیر بهتر را به تولید بالاتر و هزینه‌های کمتر متصل کنید، بنابراین تیم شما می‌تواند ستایشی را که شایسته آن است دریافت کند.

صرفه جویی در زمان: ایجاد گزارش با دست یا اکسل می تواند خسته کننده و وقت گیر باشد. گزارش های از پیش ساخته شده و خودکار این مشکل را از بین می برد و در زمان همه افراد، از مدیران اجرایی گرفته تا تکنسین ها صرفه جویی می کند.

مشکلات و راه حل ها را شناسایی کنید: پاسخ به مسائل بزرگ را می توان در میان کوهی از اعداد پنهان کرد. یک CMMS مرتب کردن این اعداد، مشخص کردن محل بروز مشکل و ایجاد استراتژی برای رفع آن را ساده‌تر می‌کند.

ابزارهای بهتر اولین قدم برای نگهداری بهتر هستند.

شما با موانع زیادی روبرو می شوید که باعث می شود فهرست کارهای شما طولانی تر به نظر برسد. هفت ویژگی CMMS که می‌تواند به شما کمک کند تا ۹۰ درصد از این چالش‌ها را پشت سر بگذارید، اما یک عنصر حیاتی وجود دارد که ما هنوز به آن اشاره نکرده‌ایم: افراد. ویژگی‌های CMMS تنها ابزار هستند و باید به درستی از آنها استفاده کرد تا به طور مؤثر کار کنند. هنگامی که آماده شروع استفاده از CMMS هستید، مطمئن شوید که روی برنامه آموزشی و پیاده سازی مناسب سرمایه گذاری کنید تا تیم خود را برای موفقیت آماده کنید.