ده کاربر کلیدی که باید به نرم ­افزار CMMS دسترسی داشته باشند

دانستن اینکه چه کسی باید به نرم افزار CMMS شما دسترسی داشته باشد، یک بخش کلیدی برای اطمینان از اجرای روان و سود بهره­ برداری شما است. عدم ارائه دسترسی مناسب، یا دسترسی دادن به افراد زیاد، می­تواند منجر به خیلی موارد گردد، از داده­ های نادرست گرفته تا نقص ایمنی، هزینه ­های بیش از حد و موارد دیگر.

فهرست مطالب

1. کاربر چیست؟ درک سطوح مختلف دسترسی CMMS
2. حالت داشتن کاربران چندگانه در CMMS
3. چه کسی باید به یک CMMS دسترسی داشته باشد؟
4. چه کسی نباید به CMMS دسترسی داشته باشد؟
5. چگونه به کاربران CMMS کمک کنیم تا موفق شوند
6. کلام آخر در مورد کاربران CMMS

کاربر چیست؟ درک سطوح مختلف دسترسی CMMS

همه کاربران CMMS یکسان ایجاد نمی­ شوند. دانستن این­که کدام سطوح دسترسی در نرم ­افزار موجود است و تعیین اینکه چه کسی باید در هر سطح قرار گیرد برای راه اندازی یک نرم افزار CMMS و بهینه سازی استفاده از آن بسیار مهم است.

• سطح دسترسی کاربر مشخص کننده ویژگی­هایی است که می­تواند استفاده کند، اطلاعاتی که می­بیند و سطح کنترلی که دارد.
• اکثر فروشندگان CMMS بر اساس تعداد کاربران فعال هزینه دریافت می­کنند. در مورد اهداف و فرآیندهای خود با آن­ها بحث کنید تا بتوانند توصیه کنند که چه کسی و به چه میزان به دسترسی نیاز دارد.
• سطوح مختلف دسترسی، صحت اطلاعات و بهره ­وری وظایف را تضمین می­کند.
• هر عملیات بسته به کاری که انجام می­دهد می­تواند سطوح دسترسی سفارشی سازی شده داشته باشد. مدیر مالی یک شرکت کوچک ممکن است بخواهد به ویژگی گزارش­گیری دسترسی داشته باشد، در حالی که یک شرکت بزرگتر ممکن است این شغل را به شخص دیگری در بخش مالی واگذار کند.

عدم ارائه دسترسی مناسب به CMMS ، یا دسترسی دادن به افراد زیاد، می‌تواند منجر به داده‌های نادرست، ممیزی­ های ناموفق، نقص ایمنی، از دست رفتن دستورکارها، توقف کار و هزینه‌های بیش از حد شود.

حالت داشتن کاربران چندگانه در CMMS

در برخی از سازمان­ها، تنها تعداد انگشت­ شماری کاربر CMMS وجود دارند که معمولا مدیران نگهداری و تعمیرات هستند. اگرچه این موضوع می­تواند در کوتاه مدت باعث صرفه­ جویی در هزینه شما شود، اما در طول زمان می­تواند دو مشکل بزرگ ایجاد کند:

1. کاربران کار بیشتری متحمل می­ شوند. آن­ها مسئول همه چیز از جمله ثبت دستورکارها، اجرای گزارشات و موارد دیگر می ­شوند.
2. تلاش و تأثیر همه افراد از تکنسین­ها گرفته تا مدیران ارشد را محدود می­کند. هنگامی که آن­ها به عملیات نگهداری و تعمیرات دسترسی ندارند، منجر به سردرگمی، از دست رفتن کارها، روحیه ضعیف، تصمیمات نادرست و عدم پاسخگویی می­شود.

از سوی دیگر، دادن دسترسی CMMS به افراد مختلف در سازمان شما به دو دلیل مفید است:

1. نگهداری و تعمیرات را به یک مسئولیت مشترک در سراسر سازمان شما تبدیل می­کند و تیم نگهداری و تعمیرات را برای یافتن راه های بهبود و رشد ترغیب می­کند.
2. شما می­توانید اطلاعات را از هر گوشه سازمان خود بگیرید، آن را تجزیه و تحلیل کنید و از داده­ها برای تصمیم­ گیری آگاهانه­ تر استفاده کنید.

چه کسی باید به CMMS دسترسی داشته باشد؟

مدیر نگهداری و تعمیرات یا مدیر سیستم

این که مدیران سیستم باید کاربر اصلی در CMMS باشند، بدیهی است. اینها افرادی هستند که بر استفاده روزانه از نرم ­افزار نظارت دارند و به شدت درگیر انتخاب، پیاده­ سازی و بهینه­ سازی یک CMMS هستند. بیشتر جنبه­ های نگهداری و تعمیرات از طریق مدیران انجام می شود، به همین دلیل است که آن­ها باید دسترسی مدیریتی داشته باشند. به این ترتیب، آن­ها می ­توانند دستورکارها را ایجاد، برنامه ­ریزی و اولویت­ بندی کنند، در حالی که دارایی­ ها را مدیریت می­ کنند، گزارش ایجاد می­­کنند و موارد دیگر.

در برخی از سازمان­ها، تنها یک یا دو کاربر CMMS وجود دارد که معمولاً مدیران نگهداری و تعمیرات هستند. اگرچه این کار می­تواند در کوتاه مدت باعث صرفه ­جویی در هزینه شما شود، اما باعث ناکارآمدی­های متعددی می­شود که با گذشت زمان بدتر خواهند شد.

مدیر تاسیسات و یا مدیر عملیات

نگهداری و تعمیرات بخش مهمی از نحوه عملکرد یک مرکز تولید است. به همین دلیل است که مدیران تجهیزات و مدیران عملیات نیاز به دسترسی به CMMS دارند. آن­ها باید بتوانند اطلاعات نگهداری و تعمیرات، زمان‌بندی‌ها، شاخص­ها و عملکرد را در تجهیزات مختلف ببینند تا کارایی را بهبود بخشند، بودجه را تعیین کنند، برای ممیزی آماده شوند، کالاهای مورد نیاز را خریداری کنند و موارد دیگر.

مهندس قابلیت اطمینان، مدیر TPM ویا مدیر بهسازی مستمر

افرادی که در این نقش‌ها هستند باید به نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات شما دسترسی مدیریتی داشته باشند، زیرا باید بتوانند داده‌های جمع‌آوری‌شده از طریق CMMS را دریافت کنند، محاسبات انجام دهند و آن‌ها را به اطلاعات کاربردی تبدیل کنند. مدیر بودن در CMMS به آن‌ها اجازه می‌دهد به تمام داده‌های لازم دسترسی داشته باشند، گزارش­گیری کنند و فرآیندهایی را در CMMS ایجاد کنند که می‌تواند زمان خرابی و هزینه را کاهش دهد و کارایی را بهبود بخشد.

مدیر تجهیزات

دادن دسترسی مدیریتی به مدیران تجهیزات به آن­ها امکان می­دهد اطلاعات مربوط به قطعات یدکی را ثبت کنند، سوابق را مشاهده کنند، حداقل مقادیر را تعیین کنند و درخواست­های خرید را ارسال کنند. وقتی همه این موارد را جمع می‌کنید، منجر به ردیابی و خرید بهتر اقلام مختلف می‌شود تا تیم نگهداری و تعمیرات قطعات مناسب را در مکان مناسب و به مقدار مناسب برای هر کار در اختیار داشته باشد. همچنین منجر به ثبت و مخارج دقیق­ تر و هماهنگی بهتر بین بخش­ها می ­شود.

پرسنل بهداشت و ایمنی

سلامت و ایمنی برای کاهش تصادفات و گذراندن ممیزی­ها برای رعایت قوانین بسیار مهم است. دسترسی مدیریتی به این پرسنل این امکان را می­دهد که تمام اطلاعات بهداشتی و ایمنی مانند گواهینامه ­ها، خط مشی­ ها، چک لیست­ها و نتایج ممیزی را در یک سیستم قرار دهند. این یک راه عالی برای کاهش خطرات ایمنی در محل کار است و تضمین می­کند که سازمان با آن سازگار بماند.

تکنسین­ها

تکنسین­ها باید فوراً به عنوان کاربران در CMMS شما گنجانده شوند. آن­ها بیشترین استفاده را از CMMS و ویژگی­های آن برای انجام نگهداری و تعمیرات خواهند داشت. اگرچه تعداد کمی از تکنسین‌ها دسترسی مدیریتی خواهند داشت، اما همه تکنسین­ها باید بتوانند دستورکارها را مشاهده کنند، درخواست ها را دریافت کنند، اطلاعاتی را به پرونده تجهیزات اضافه کنند و سایر کارهای ضروری برای فرآیند تعمیر و بازرسی را انجام دهند. این به آن­ها اجازه می­دهد تا کارآمد، دقیق و ایمن باشند و در عین حال اطمینان حاصل شود که داده­ ها در زمان واقعی ثبت می­شوند.

پرسنل تولید

ناظران خط، اپراتورهای ماشین­ آلات و سایر پرسنل تولید هر روز با تجهیزات کار می­کنند، به این معنی که اغلب می­توانند علائم خرابی را زود تشخیص دهند و در صورت وقوع خرابی در محل هستند. دسترسی به CMMS به پرسنل تولید اجازه می‌دهد تا درخواست‌ها را ارسال کنند یا جزئیات را به دستورکارها اضافه کنند تا مشکلات زودهنگام شناسایی شوند و فرآیند تعمیر کارآمدتر باشد. اپراتورها همچنین می توانند وظایف اصلی نگهداری و تعمیرات مانند تمیز کردن تجهیزات، که باعث صرفه­ جویی در زمان، سالم نگه­داشتن تجهیزات و آزاد کردن تکنسین­ها برای انجام کارهای بزرگتر و تخصصی­ تر می­شود را در CMMS اختصاص دهند.

پیمانکاران

پیمانکاران و تکنسین‌های شخص ثالث که همیشه در محل نیستند یا مستقیماً به سازمان شما وابسته نیستند، باید به CMMS شما دسترسی مهمان داشته باشند تا بتوانند دستورکارها، فهرست کارها و منابع را مشاهده کنند و همچنین بتوانند یادداشت‌ اضافه و وظایف را تکمیل کنند. با این حال، آن­ها نیازی ندارند تا کاربری با دسترسی کامل باشند زیرا فقط گاهی اوقات به CMMS ورود خواهند داشت.

مدیران اجرایی و رهبران ارشد

مدیران اجرایی و دیگر رهبران ارشد با استفاده از تمام داده­ها تصمیمات بزرگی را در مورد شرکت اتخاذ می­کنند. دسترسی به CMMS آن­ها را در جریان عملکرد عملیات نگهداری و تعمیرات، از جمله دستاوردهای کلیدی، چالش­ها و KPIها قرار می­دهد، بنابراین آن­ها می­توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند و نگهداری و تعمیرات را برای موفقیت سازمانی، حیاتی بدانند. رهبران ارشد فقط به دسترسی محدود به CMMS نیاز دارند زیرا آن­ها به صورت روزانه از آن استفاده نخواهند کرد.

بخش فناوری اطلاعات

تیم فناوری اطلاعات بر کل زیرساخت دیجیتال شرکت شما از جمله CMMS نظارت دارد. دادن دسترسی CMMS به تیم فناوری اطلاعات به آن­ها اجازه می­دهد تا بر روی هرگونه یکپارچه­ سازی، به روز رسانی نرم ­افزار، ذخیره­ سازی داده­ها و وظایف امنیتی انجام شده توسط ارائه دهنده نرم­ افزار برای اطمینان از رعایت خط مشی­ ها و رویه­ های مناسب نظارت کنند.

چه کسی نباید به CMMS شما دسترسی داشته باشد؟

پاسخ کوتاه این است، هرکسی که در لیست بالا نیست، احتمالاً نیازی به دسترسی به CMMS شما ندارد. کارمندان در بخش‌های دیگر اغلب با تولید یا نگهداری و تعمیرات ارتباط چندانی ندارند. هزینه و تلاش برای دسترسی به این کارکنان و آموزش آن­ها اغلب بیشتر از مزایای آن است. در حالی که برخی از درخواست‌های نگهداری و تعمیرات از سوی این پرسنل می‌آیند، یکپارچگی CMMS به کارکنان این امکان را می‌دهد تا از سیستم‌هایی استفاده کنند که با آن راحت هستند، نه اینکه مجبور به پذیرش یک CMMS باشند.

چگونه به کاربران CMMS کمک کنیم تا موفق شوند؟

دانستن اینکه چه کسی باید از CMMS شما استفاده کند، تنها اولین قدم است. اجرای موفقیت آمیز CMMS اغلب به پذیرش کاربر بستگی دارد، که متکی به راحت کردن کارکنان با فناوری جدید است.

قبل از انتخاب یک CMMS، بازخورد همه را دریافت کنید.

اگر یک CMMS ویژگی‌های مناسب تیم شما را نداشته باشد یا کاربران تمایلی به انطباق با فرآیندهای جدید نداشته باشند، سرمایه‌گذاری شما بیهوده خواهد بود. این مهم است که تصمیم بگیرید هنگام انتخاب یک CMMS با چه کسی صحبت کنید، از آن­ها بپرسید که در مورد اتخاذ روال­های جدید چه احساسی دارند، آن­چه را که نیاز دارند در نظر بگیرید و مطمئن شوید که هنگام خرید و اجرای نرم ­افزار به آن توجه می­شود.

یک خط مشی مدیریت تجهیزات ایجاد کنید.

خط مشی مدیریت تجهیزات مجموعه ­ای از اصول، مقاصد، اهداف و روش­های راهنما را برای مدیریت تجهیزات ارائه می­دهد تا همه نسبت به انتخاب­ها و مشارکت خود احساس اطمینان کنند. یک خط مشی مدیریت تجهیزات به توانمندسازی کاربران CMMS با در اختیار گذاشتن مجموعه ­ای از فرآیندها و مرزهای مشخص کمک می­کند. هنگامی که کاربران می­توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند، به احتمال زیاد با CMMS احساس راحتی می­کنند و نرم ­افزار جدید را سریع­تر و آسان­تر می­پذیرند.

قهرمان CMMS را انتخاب کنید.

یک قهرمان CMMS با فروشندگان، مدیریت و کاربران هماهنگ می‌شود تا اطمینان حاصل کند که یک CMMS پیاده‌سازی شده و با پتانسیل کامل خود اجرایی شده است. آن­ها با ایجاد یک استراتژی پیاده­ سازی، یک برنامه نصب و یک برنامه آموزش به پذیرش کاربر کمک می­کنند تا هر کاربر بداند چرا نرم ­افزار مهم است، چگونه بر آن­ها تأثیر می­گذارد و چگونه باید از آن به طور مؤثر استفاده کند. یک قهرمان CMMS همچنین همه را با انتقال به فناوری جدید درگیر نگه می‌دارد، زیرا نقطه تماس اصلی کاربرانی است که سؤالات، چالش‌ها یا پیشنهادهایی در مورد CMMS دارند. یک قهرمان CMMS همچنین همه را با انتقال به فناوری جدید درگیر نگه می‌دارد، زیرا نقطه تماس اصلی کاربرانی است که سؤالات، چالش‌ها یا پیشنهادهایی در مورد CMMS دارند.

حرف آخر در مورد کاربران CMMS

هر امکانی یک کاربر CMMS را کمی متفاوت تعریف می­کند. با این حال، چند کاربر کلیدی وجود دارند که در موفقیت نرم ­افزارهای نگهداری و تعمیرات نقش اساسی دارند، مانند مدیران نگهداری و تعمیرات، تکنسین­ها و مهندسان قابلیت اطمینان. همچنین مهم است که بر این موضوع تمرکز کنیم که چگونه می­توان این کاربران را به استفاده صحیح و مداوم از نرم ­افزار تشویق کرد. یافتن این تعادل کامل، پایه‌ای ایجاد می‌کند که یک CMMS بر اساس آن می‌تواند رشد کند و عملیات نگهداری و تعمیرات می‌تواند ارزش بیشتری به یک سازمان ببخشد.