بیست مزیت استفاده از نرم افزار CMMS

چرا باید یک نرم افزار CMMS بخریم؟ همه ما می­دانیم که معرفی یک راه حل نرم­افزاری جدید در محل کار آسان نیست. شما باید زمان خود را صرف تحقیق در مورد فروشندگان، گذراندن مراحل فروش، توجیه هزینه و آموزش تیم خود کنید.اما مزایای نرم­افزار CMMS قطعا ارزش کار دارد و می­تواند به شما در صرفه جویی در زمان و هزینه، بهبود سلامت و ایمنی و موارد دیگر کمک کند.

کاهش زمان توقف

1. کاهش به تاخیر افتادن برنامه­ های نگهداری و تعمیرات

مقداری از به تاخیر افتادن برنامه­ های نگهداری و تعمیرات اجتناب ناپذیر است، اما مقدار بیش از حد آن می­تواند عملیات نگهداری و تعمیرات شما را از کنترل خارج کند. برای مثال هزینه نگهداری و تعمیرات معوقه در پارک­های ملی ایالات متحده ۱۲ میلیارد دلار برآورد شده است. این یک مورد افراطی است، اما اهمیت نگهداری و تعمیرات معوقه را در سطح قابل قبولی نشان می­دهد.

یک نرم افزار CMMS منابع و هزینه­‌های نگهداری و تعمیرات را متعادل می‌کند تا میزان انباشتگی تعمیرات از کنترل خارج نشود.

2. افزایش طول عمر دارایی ها (تجهیزات)

میانگین طول عمر تجهیزات صنعتی در ایالات متحده بالاترین میزان از دهه ۱۹۴۰ است. اگرچه طول عمر همیشه دلیل خرابی نیست، اما غالبا یک عامل موثر است. از نظر مالی همیشه نمی­توان تجهیزات قدیمی را با تجهیزات جدید جایگزین کرد، به همین دلیل است که نگهداری و تعمیرات بسیار حائز اهمیت است.

نگهداری تجهیزات در شرایط عملیاتی خوب برای مدت طولانی به معنای انجام نگهداری و تعمیرات قبل از خراب شدن تجهیز است. نرم‌افزار CMMS با سنسورها ، PLC‌ها ، SCADA و سیستم‌های MES به شما این امکان را می‌دهد که سلامت یک دارایی(تجهیز) را در لحظه ردیابی کنید، خرابی را قبل از وقوع آن تشخیص دهید و برای نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی کنید.

3. برنامه ­ریزی و تکمیل فعالیت­های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه را آسان­تر کنید.

نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه عیوب را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگتر شناسایی می­کند که باعث کاهش تعداد خرابی­ها می­شود. تیم­ های نگهداری و تعمیرات می­دانند که نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه کلیدی برای محدود کردن زمان خرابی است، اما سوال این است که چگونه می­توان بهتر برای آن برنامه­ریزی کرد؟

یک نرم افزار CMMS به این سوال با دستورکارهای برنامه ریزی شده پاسخ می­دهد. برنامه­ ریزی دستورکارهای  PM را می­توان بر اساس میزان استفاده، زمان یا رخداد، در یک CMMS ایجاد کرد. این برنامه­ ها یک دستورکار را فعال می‌کنند که به موجب آن ترتیب کار بسیار آسان تر و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه آسان‌تر می‌شود و در نتیجه تعداد خرابی ها نیز کاهش می­یابد.

4. سرعت بخشیدن به تعمیرات و بازرسی­ ها

زمانی که یک دارایی(تجهیز) نیاز به تعمیر یا بازرسی داشته باشد، خرابی رخ می­دهد. این موضوع همیشه قابل اجتناب نیست. با این حال، اگر PM ناکارآمد باشد، زمان خرابی و توقف را طولانی ­تر می­کند. این ناکارآمدی‌ها می‌توانند روی هم انباشته شوند و تاسیسات شما را متحمل هزینه و زمان زیادی برای بازگشت به شرایط کاری اولیه کنند.

یک نرم افزار CMMS تعمیر و بازرسی دارایی‌ها(تجهیزات) را آسان‌تر می‌کند، بنابراین زمان خرابی به حداقل ممکن کاهش می‌یابد. تکنسین‌ها می‌توانند از هر جا وارد برنامه CMMS تلفن همراه شوند و سابقه تجهیزات، نمودارها،  قطعات یدکی و موارد دیگر را ببینند تا کار سریع‌تر انجام شود. نرم‌افزار CMMS همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا دستورکارهایی را که بیش از حد طول می‌کشند را پیدا کنید، علت تاخیر را شناسایی کرده و آن را برطرف کنید تا کار سریع‌تر انجام شود.

کنترل هزینه­ ها

5. پیش­بینی دقیق قطعات مورد نیاز برای نگهداری و تعمیرات

عدم کنترل قطعات می­تواند منجر به انواع مشکلات پرهزینه شود. مصرف افراطی قطعات می­تواند ۱۲% تا ۲۰% به هزینه خرید اصلی اضافه کند. اگر هنگام خراب شدن تجهیزات، قطعات مناسب را در دسترس ندارید (یا نمی توانید قطعات را در یک انبار شلوغ پیدا کنید)، این امر منجر به خرابی، ازدحام حمل و نقل و توقف تجهیزات می­شود، که همگی پرهزینه هستند.

6. جلوگیری از تولید ضایعات و دوباره ­کاری

هم ضایعات و هم دوباره کاری نیاز به هزینه هنگفتی به شکل انرژی، ضایعات و تولید از دست رفته دارند. بدترین قسمت این است که جبران این هزینه بدون اضافه کاری تیم تولید قابل جبران نیست.

بهترین راه برای کاهش هزینه ضایعات و دوباره کاری، جلوگیری از خرابی برنامه ­ریزی نشده با سالم نگه­داشتن دارایی­ها توسط نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه است. نرم­افزار CMMS در کمک به تیم­های نگهداری و تعمیرات در زمینه برنامه­ ریزی و اجرای PM­ها عالی است. نه تنها می‌توانید امور نگهداری و تعمیرات را با یک CMMS خودکار کنید، بلکه می‌توانید در حین ردیابی معیارهای کلیدی برای بهینه‌سازی آنها، PM‌ها را اولویت‌بندی کنید و آن­ها را به تیم­های مربوطه اختصاص دهید.

7. پیگیری و تهیه گزارشات هزینه­ های نگهداری و تعمیرات

نرم افزار CMMS همه چیزهایی را که با دستورکارها مرتبط است، از جمله قطعات، نیروی کار و سایر هزینه ­ها ردیابی می­کند. این امر باعث می‌شود که گزارش­گیری در مورد این هزینه‌ها، مشاهده محل مصرف بودجه و تصمیم‌گیری آگاهانه درباره هزینه‌های سرمایه‌ای آسان شود. اگر به دنبال اثبات ارزش نگهداری و تعمیرات هستید، می­توانید هزینه نگهداری و تعمیرات اضطراری و برنامه­ ریزی شده را مقایسه کنید.

       ۸. ذخیره انرژی

تولیدکنندگان آمریکایی سالانه ۲۳۰ میلیارد دلار انرژی مصرف می‌کنند که نشان می‌دهد هر شرکتی می‌تواند هزینه‌های خود را با کاهش مصرف انرژی، کاهش دهد. دارایی­هایی که به خوبی نگهداری می­شوند از نظر انرژی کارآمدتر هستند و کلید کاهش هزینه­ های کلی انرژی مجموعه شما هستند.

نگهداری و تعمیرات اضطراری منبع اصلی انرژی تلف شده در تاسیسات تولید است زیرا منجر به مشکلات موجودی، زمان‌بندی ضعیف، دوباره کاری و موارد دیگر می‌شود. یک CMMS می‌تواند به شما کمک کند تا هر یک از این مشکلات را با کمک به شما در ایجاد یک برنامه نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه بهتر با ابزارهایی مانند دستورکار خودکار و زمان‌بندی آسان‌تر کار، حل کند.

افزایش کارایی

9. بهینه کردن برنامه­های نگهداری و تعمیرات

فعالیت­های تعمیراتی که به خوبی برنامه ­ریزی شده باشد زمان، منابع و پول کمتری را هدر می­دهد. برنامه­ ریزی بهتر زمانی امکان پذیر است که بتوانید هر عنصر نگهداری و تعمیرات، مانند نیازهای دارایی، برنامه­های تولید و موجودی را پیش بینی کنید.

ایجاد یک برنامه نگهداری و تعمیرات بهتر با درک دارایی­ها و منابع شما شروع می­شود. ابزارهایی مانند حسگرها، PLCها یا سیستم‌های MES به شما کمک می‌کنند داده‌های مربوط به عملکرد دارایی را ضبط، ردیابی و تجزیه و تحلیل کنید.

ادغام این ابزارها با نرم­افزار CMMS(مدیریت نگهداری و تعمیرات) به شما این امکان را می­دهد که از این داده ­ها برای تنظیم دقیق فرکانس فعالیت­های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که برنامه­ های نگهداری و تعمیرات از منابع کارکنان تا حد امکان به طور مؤثر استفاده می­کنند.

10. خودکارسازی درخواست کارها

برای مدیران نگهداری و تعمیرات رایج است که درخواست کارها را از طریق تلفن، یادداشت، تخته یا به صورت شفاهی دریافت کنند. هیچ کدام از اینها ایده­ آل نیستند. این فرآیندهای قدیمی تیم­های نگهداری و تعمیرات را مجبور می­کند تا زمان غیر ضروری را برای ایجاد دستورکارها و وارد کردن داده­ها صرف کنند.

نرم­افزار CMMS با خودکار کردن فرآیند درخواست کار، تمام مراحل اضافی را حذف می­کند. کارمندان می‌توانند درخواست‌های کاری را ثبت کنند و به حسگرهایی متصل شوند که دستورکارها را براساس رخداد برای یک دارایی ایجاد ‌کند لذا هیچ زمانی تلف نمی­شود.

11. استاندارد کردن فرآیندهای نگهداری و تعمیرات

یکی از راه‌های آزمایش شده و واقعی برای کارآمدتر کردن نگهداری و تعمیرات، استفاده از ابزاری است که می‌دانید در یک موقعیت خاص به خوبی کار می‌کند. شروع از صفر با هر PM، تعمیر یا گزارش، زمان بیشتری می­برد و منجر به خرابی و هزینه­ های اضافی می­شود.

یک CMMS به شما این قدرت را می­دهد که چک لیست­های نگهداری و تعمیرات، گردش کار، قالب­های گزارش گیری و موارد دیگر را بسازید تا کارها را آسان­تر و سریع­تر کنید. همچنین این منابع را به صورت دیجیتالی در دسترس قرار می­دهد، بنابراین همه می­توانند به اطلاعات یکسان دسترسی داشته باشند، بهترین شیوه­ها را دنبال کنند و کار را در سریع­ترین زمان ممکن انجام دهند.

12. بهبود دسترسی به منابع نگهداری و تعمیرات

فقدان دانش متمرکز به این معنی است که باید کسی را ردیابی کنید، کاغذهای به هم ریخته یا رایانه را جستجو کنید تا راه حل خرابی را پیدا کنید. این ناکارآمدی‌های کوچک منجر به مشکلات بزرگ‌تر، مانند خرابی بیشتر و ممیزی‌های ناموفق می‌شود.

یک نرم افزار CMMS با ارائه یک مرکز متمرکز برای اطلاعات، منابع نگهداری و تعمیرات را به راحتی در دسترس هر کسی قرار می­دهد. شما می­توانید ویدئوها، کتابچه‌های راهنما، لیست وظایف، گزارش‌های تصادفات، موجودی مورد نیاز و موارد دیگر را به هر قطعه، تجهیز یا دستورکار ضمیمه کنید تا به تکنسین‌ها کمک کنید وظایفشان را در زمان کمتری انجام دهند.

جمع آوری و استفاده از داده­ها

13. پیدا کردن فرآیندها در معیارهای نگهداری و تعمیرات

معیارهای نگهداری و تعمیرات، عمل را به اعداد تبدیل می­کنند تا بتوانید عملکرد همه و همه چیز را در عملیات خود اندازه­ گیری کنید. آنها به شما این امکان را می­دهند که علت و معلول را به هم متصل کنید تا بتوانید تصمیمات بهتری بگیرید و عملکرد خود را بهبود بخشید.

شما نمی­توانید معیارها را بدون ابزار، فرآیندها و افراد مناسب ردیابی کنید. نرم افزار CMMS بخش “ابزار” این معادله است. این اعداد را می گیرد و معیارها را در طول زمان ردیابی می­کند تا شما بتوانید دید بلندمدتی از عملکرد خود داشته باشید. همچنین تجزیه و تحلیل معیارها و استراتژی­های تنظیم دقیق بر اساس داده­ها را آسان­تر می­کند.

14. صرفه جویی در زمان گزارش گیری

KPIهای نگهداری و تعمیرات به شما کمک می­کنند تا مشکلات مزمن تجهیزات را شناسایی کرده و استانداردهای صنعت را محک بزنید. با این حال، جمع­ آوری گزارش­های KPI با استفاده از اکسل یا قلم و کاغذ می­تواند خسته کننده باشد و منجر به اشتباه شود.

نرم افزار CMMS به شما این امکان را می­دهد که داده­ها را از مناطق مختلف عملیات نگهداری و تعمیرات خود جمع آوری کنید و با قالب­های گزارش­گیری آنها را درک کنید. یک CMMS اغلب می‌تواند به صورت خودکار گزارش‌ها را در یک زمان‌بندی مشخص به صندوق شما ارسال کند. داشتن درک بهتر از KPIهای خود به شما کمک می­کند تا با تغییرات کوچک ارزش دارایی های خود را افزایش دهید یا ریسک را کاهش دهید. به سرعت روندها را تجزیه و تحلیل کنید، مشکلات تکراری را شناسایی کنید، هزینه­ها را پیگیری کنید، و موارد دیگر.

     ۱۵.جمع­ آوری به روز رسانی­ های دستورکارها در لحظه

توانایی ردیابی پیشرفت دستورکارها برای محدود کردن عقب افتادن­ برنامه­ ها، ایجاد برنامه ­های موثر، برنامه ­ریزی تولید و ساخت بودجه بسیار مهم است. اگر افراد مناسب به دستورکارها توجه نداشته باشند، منجر به خرابی بیشتر، هزینه های بالاتر و تصمیم گیری ناآگاهانه می­شود.

یک نرم افزار CMMS به شما کمک می­کند از این سناریوهای وحشتناک اجتناب کنید. این نرم­ افزار به روز رسانی های دستورکارها را در لحظه ارائه می­دهد، مانند وضعیت اولویت، دستورکار مختص به چه کسی است و انجام آن چه مدت طول می­کشد، بنابراین می­توانید منابع اضافی را در صورت نیاز اختصاص دهید. یک CMMS همچنین به کارکنان تولید اطلاع می­دهد که دارایی ها دوباره قابل استفاده شدند، بنابراین آنها می­توانند بدون تاخیر به کار خود بازگردند. این سیستم حتی می‌تواند به شما بگوید کدام دستورکارها باعث تاخیر، توقف یا هزینه‌های اضافی می‌شوند تا بتوانید دلیل آن را بفهمید و آن را متوقف کنید.

16. دسترسی به اطلاعات سوابق

اگر سابقه یک دارایی(تجهیز) را ندانید، مدیریت آن در کل چرخه عمر دشوار است. حتی اگر تکنسین های شما همه چیز را در مورد گذشته دارایی(تجهیزات) بدانند، گردش مالی بالا و نرخ­های از کارافتادگی به این معنی است که این اطلاعات هرگز برای همیشه باقی نخواهند ماند.

یک نرم افزار CMMS دفاعی در برابر این نوع فرار مغزها فراهم می­کند. هر دارایی سوابق منحصربه‌فرد خود را دارد که جزئیات تمام کارهایی را که برای آن انجام شده است، از تعمیرات گرفته تا بازرسی، ساعات­ کار و موارد دیگر را شرح می‌دهد. تکنسین‌ها می‌توانند به سرعت به این سوابق دسترسی پیدا کنند تا به PM یا عیب‌یابی خرابی کمک کنند.

بهبود سلامت و ایمنی

17. کاهش ریسک در هر کاری

اگر یک کار با خیال راحت انجام نشود، مهم نیست که به سرعت انجام شود. زمانی که ایمنی بخشی از فرآیند برنامه ریزی نباشد، احتمال حادثه افزایش می­یابد. اطمینان از ایمن بودن هر کار چند مرحله اضافی را هنگام ایجاد یک دستورکار اضافه می کند، اما برای سلامت نگه داشتن تیم شما ارزشش را دارد.

یک  نرم افزار CMMS ایجاد دستورکارهایی که سلامت تیم نگهداری و تعمیرات را در نظر داشته باشد، آسان­تر می­کند. می‌توانید چک‌لیست‌ها، برگه‌های اطلاعات ایمنی مواد، رویه‌های ایمنی و PPE مورد نیاز را اضافه کنید تا بتوانید مطمئن شوید که تکنسین‌ها کار را ایمن انجام می‌دهند و از خطرات اجتناب می‌کنند.

18. در زمان کمتری برای ممیزی آماده شوید.

ممیزی همیشه آسان نیست و بدون داشتن ابزار و دانش مناسب دشوارتر است و احتمال شکست در حسابرسی، سردردهای بزرگ و خطر از دست دادن هزاران یا میلیون ها دلار را به همراه دارد.

نرم­ افزار CMMS آماده شدن برای ممیزی را آسان­تر و مقرون به صرفه ­تر می کند. این به تسهیل دوره ­های بازرسی کمک می­کند و امکان جستجوی سیستم برای سوابق نگهداری و تعمیرات یک دارایی یا دوره زمانی خاص را فراهم می­کند. مستندسازی فعالیت‌های ممیزی نیز با CMMS ساده‌تر است، زیرا به شما فرصت ایجاد گزارش و ذخیره عکس‌ها را می‌دهد.

19. از تخلفات و جریمه های OSHA دوری کنید

نقض ایمنی منجر به تصادفات بیشتر می­شود و می­تواند عوارض و میلیون­ها دلار جریمه برای مشاغل به همراه داشته باشد. این تخلفات اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که افراد اطلاعات خود را از دست می‌دهند، انتظارات واضح نیستند و ارتباطات از بین می‌رود.

یک CMMS می تواند راه حلی برای این مسائل باشد. رویه‌های ایمنی را می‌توان در فهرست‌های چک و نمایه‌های دارایی در دسترس‌تر و قابل مشاهده‌تر کرد. تکنسین‌ها می‌توانند این روش‌ها را در عرض چند ثانیه روی تلفن‌های خود انجام دهند تا هرگز دستورالعمل‌های ایمنی مهمی را که می‌تواند منجر به تخلف شود، از دست ندهند.

20. مدیریت آموزش ایمنی

آموزش یک عنصر کلیدی ایمنی است. نشان داده شده است که جراحات را تا ۲۴٪ کاهش می­دهد. همچنین منجر به خرابی و هزینه­های پیش­بینی نشده کمتر می­شود. اگرچه آموزش ایمنی بسیار مهم است، همه چیز از زمان بندی نامناسب گرفته تا نیاز به مهارت­های تخصصی می­تواند مانع از بهترین برنامه­های تیم شما شود.

نرم افزار CMMS می­تواند به رفع موانع بر سر راه آموزش صحیح ایمنی کمک کند. یک CMMS به شما امکان می­دهد اطلاعات بهداشتی و ایمنی را برای تکنسین­ها، مانند گواهینامه­ها، ذخیره و ردیابی کنید. همچنین می‌توانید گزارش‌های ایمنی را از CMMS تهیه کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید که چه نوع آموزشی باید در اولویت باشد.