نرم‌افزار CMMS برای کسب‌وکارهای کوچک: یک نیاز ضروری و اساسی

سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات مکانیزه (CMMS) به سازمان‌های بزرگ و یا کوچک، این امکان را می‌دهد که عملیات مدیریت و نگهداری تعمیرات روزانه خود را به‌طور مؤثری مدیریت کنند تا در نهایت بهره‌وری دارایی‌ها را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و فرآیندها را بهینه کنند.

CMMS برای شرکت‌هایی طراحی شده است که نیاز به خودکارسازی و سازماندهی عملیات مدیریت و نگهداری دارند. اغلب تصور می‌شود که  نرم افزار CMMS ابزاری است که بیشتر توسط سازمان‌های بزرگ با فرآیندهای پیچیده نگهداری و تعمیرات استفاده می‌شود، اما این تصور کاملا اشتباه است و اکنون استفاده از نرم‌افزار CMMS در کسب‌وکارهای کوچک نیز به‌طور فزاینده‌ای در حال رشد می باشد.

کدام کسب‌وکارهای کوچک از CMMS استفاده می‌کنند؟

بسیاری از شرکت‌های کوچک از صفحات گسترده(اکسل) برای مدیریت برنامه‌های روزانه نگهداری و تعمیرات خود استفاده می کنند. اما شرکت هایی که به دنبال بهینه‌سازی فرآیند خود هستند، به سمت استفاده از  CMMS برای رفع نیازهای نگهداری و تعمیرات خود حرکت نموده اند.

همان‌طور که کسب‌وکارهای کوچک شروع به رشد می‌کنند، عملیات و فرآیندهای آن‌ها می‌تواند پیچیده‌تر شود و محدودیت‌هایی که با سیستم‌های صفحه‌گسترده(اکسل) وجود دارد، مدیریت عملیات و فرآیندها دشوار گردد.

در مقایسه با قابلیت‌های خودکار نرم‌افزار CMMS، صفحات گسترده نمی‌توانند به طور کامل فرآیندهای مدیریت و نگهداری را بهینه و هماهنگ کنند. با شناخت معایب استفاده از Excel برای مدیریت نگهداری و تعمیرات، می‌توانید انتخاب بهتری داشته باشید.

با افزایش نیاز به راه‌حل‌های CMMS در شرکت‌های بزرگ و کوچک، بسیاری از ارائه‌دهندگان این نرم‌افزارها، فناوری‌های خود را بهبود داده‌اند تا آن‌ها را دسترس‌پذیرتر، مقرون‌به‌صرفه‌تر و کاربرپسندتر کنند. این بهبودها باعث شده که کسب‌وکارهای کوچک نیز بتوانند از مزایای CMMS بهره‌مند شوند.

کسب و کارها باید از نرم افزار CMMS استفاده کنند؟

راه‌حل‌های CMMS دارای ویژگی‌های متنوع و کاربردی هستند که از قابلیت‌های ساده تا پیشرفته را بسته به نیازهای سازمان ارائه می‌دهند. این نرم‌افزار می‌تواند ابزارهای لازم را برای کسب‌وکارهای کوچک فراهم کند تا به کمک آن‌ها مدیریت نگهداری، برنامه‌ریزی نگهداری پیشگیرانه، مدیریت موجودی، گزارش‌گیری، ردیابی دارایی‌ها، خرید و سایر امور را به‌طور مؤثر انجام دهند.

با وجود ویژگی‌های متنوع و امکان سفارشی‌سازی، CMMS می‌تواند بدون تحمیل هزینه‌های سنگین، تحولی بزرگ برای کسب‌وکارهای کوچک ایجاد کند.

مزایای نرم‌افزار CMMS برای کسب‌وکارهای کوچک

چه در کاهش هزینه‌ها و چه در افزایش بهره‌وری، بسیاری از شرکت‌ها، چه بزرگ و چه کوچک، اهداف مشابهی در مدیریت و نگهداری تعمیرات تجهیزات دارند. کسب‌وکارهای کوچکی که از CMMS استفاده می‌کنند، مانند شرکت‌های بزرگ، خیلی زود مزایای آن را تجربه خواهند کرد.

در اینجا ۸ مزیتی که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک پس از استفاده از CMMS تجربه کرده‌اند، آورده شده است..

کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات

بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک با بودجه محدود کار می‌کنند، بنابراین هر گونه کاهش در هزینه‌های نگهداری برایشان بسیار مفید است. نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی تمامی هزینه‌های نگهداری، کار و موجودی را پیگیری کنید و ببینید چه مقدار زمان و پول برای هر درخواست نگهداری صرف می‌شود. با استفاده از این داده‌ها، می‌توانید نقاط مشکل‌زا و گلوگاه ها را شناسایی کرده و فرآیندهایی را تنظیم کنید که به شما کمک کند هزینه‌ها را کاهش داده و سود خود را افزایش دهید.

حذف هزینه‌های غیرضروری

بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به دلیل نداشتن سیستم منظم برای مدیریت قطعات و موجودی، با کمبود یا هزینه‌های بالای این موارد مواجه می‌شوند.

با استفاده از یک CMMS، می‌توانید به راحتی قطعات یدکی و اقلام موجودی خود را پیگیری و مدیریت کنید، موجودی را به‌روز نگه دارید و زمانی که نیاز به سفارش بیشتری باشد، به شما اطلاع داده می‌شود. این کار به سازمان‌یافته نگه‌داشتن کسب‌وکار شما کمک می‌کند، هزینه‌های غیرضروری را کاهش می‌دهد و به کارکنانی که ممکن است چندین وظیفه را همزمان انجام دهند، یاری می‌رساند.

بهبود ارتباط با کارکنان و فروشندگان خارجی

نرم‌افزار CMMS به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند تا همه بخش‌های مدیریت و نگهداری خود را، حتی اگر پیچیده باشند، هماهنگ کنند و ارتباط بین اعضای تیم و فروشندگان خارجی را بهتر کنند.

با استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات می‌توانید به راحتی با اعضای تیم و فروشندگان ارتباط برقرار کنید و زمان بیشتری را به کارهای مهم‌تر اختصاص دهید.

افزایش بهره‌وری

برای کسب‌وکارهای کوچک با تعداد کارکنان محدود، زمان یکی از با ارزش‌ترین منابع است و نباید آن را هدر داد. اتلاف زمان می‌تواند به کاهش بهره‌وری منجر شود و بر روی عملکرد کسب‌وکار شما تأثیر منفی بگذارد.

تحقیقات نشان می‌دهد که استفاده از سیستم‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات کامپیوتری (CMMS) می‌تواند تا ۵۰ درصد از بهره‌وری از دست رفته را بازیابی کند.

با بهره‌گیری از یک CMMS ساده و کاربرپسند، اعضای تیم شما می‌توانند به راحتی درخواست‌ها را ثبت، پیگیری و حل کنند. این امر باعث افزایش بهره‌وری در شرکت شما می‌شود. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک که از CMMS برای مدیریت نگهداری و تعمیرات خود استفاده کرده اند، کاهش زمان پاسخگویی و حل مشکلات را تجربه کرده‌اند.

با استفاده از این سیستم، تکنسین‌های نگهداری و تعمیرات زمان کمتری را صرف مدیریت درخواست‌ها می‌کنند و  بیشتر بر وظایف اصلی شرکت تمرکز می کنند.

افزایش عمر تجهیزات

تجهیزات و دارایی‌ها معمولاً هزینه‌های بالایی دارند و کسب و کارهای کوچک به دلیل محدودیت‌های مالی، نمی‌توانند اجازه دهند این تجهیزات بدون نگهداری مناسب باقی بمانند. نرم‌افزار CMMS به شما این امکان را می‌دهد تا بازرسی‌ها و نگهداری‌های دوره‌ای برای تمامی تجهیزات و دارایی‌هایتان برنامه‌ریزی و اجرا کنید. این نرم‌افزار کمک می‌کند عملکرد هر دستگاه را تحت نظر داشته باشید، مشکلات احتمالی را شناسایی کنید و قطعاتی که نیاز به تعویض دارند را مشخص کنید.

با استفاده از نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، CMMS می‌تواند عمر دارایی‌های شما را افزایش داده و کارایی آن‌ها را بهبود بخشد. این کار باعث کاهش خرابی‌های مکرر و صرفه‌جویی در هزینه‌های بلندمدت کسب‌وکارتان می‌شود.

بهبود نظارت بر فعالیت های نگهداری و تعمیرات

در کسب‌وکارهای کوچک، ممکن است کارکنان شما در یک روز نقش‌های متعددی ایفا کنند. بنابراین، داشتن نظارت کامل بر تمامی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات بسیار مهم است.

این نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد که تمامی این فعالیت‌ها را در یک مکان مرکزی مشاهده کنید و به راحتی متوجه شوید که چه کارهایی در حال انجام است و چه زمانی اتفاق می‌افتد. این کار به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از عملکرد تکنسین ها ی خود داشته باشید.

نگهداری سوابق تمامی داده‌های تاریخی

یک CMMS علاوه بر پیگیری فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات به‌صورت لحظه‌ای، به عنوان یک بانک اطلاعاتی جامع برای تمام داده‌های گذشته شما نیز عمل می‌کند.

با رشد کسب‌وکار شما و افزایش نیاز به مدیریت بهتر نگهداری و تعمیرات، داشتن یک پایگاه داده مرکزی که بتوانید در هر زمان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید، بسیار ارزشمند است.

با این سیستم، می‌توانید به اطلاعاتی مانند تعداد سفارشات کاری انجام‌شده، هزینه‌های نگهداری، ساعات کاری کارکنان، یادداشت‌های مربوط به سفارشات، قطعات سفارش داده‌شده و داده‌های تجهیزات دسترسی داشته باشید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا برای بازرسی‌ها و برنامه‌ریزی بودجه آینده به‌خوبی آماده شوید.

رعایت استانداردهای ایمنی و تطابق

همه کسب‌وکارها، چه بزرگ و چه کوچک، باید استانداردهای ایمنی و تطابق مربوط به صنعت خود را رعایت کنند. برای کسب‌وکارهای کوچک که منابع محدودی دارند، داشتن سیستمی که به حفظ این استانداردها کمک کند، بسیار مهم است.

نرم‌افزار CMMS این امکان را به شما می‌دهد که اطلاعات مربوط به هر یک از تجهیزات خود، مانند اسناد محصول، اطلاعات ضمانت‌نامه، راهنماهای ایمنی و دیگر موارد ضروری را ذخیره کنید. این سیستم ابزارهای لازم برای حفظ و رعایت استانداردهای ایمنی و تطابق روزانه را در اختیار شما قرار می‌دهد.

ویژگی‌های نرم‌افزار CMMS برای کسب‌وکارهای کوچک

اگر به دنبال نرم‌افزار CMMS برای کسب‌وکار کوچک خود هستید، بهتر است ابتدا مطمئن شوید که تمامی ویژگی‌های هر سیستم را بررسی کرده و سیستمی را انتخاب کنید که ابزارهای لازم برای رفع نیازهای خاص شرکت شما را ارائه می‌دهد.

برنامه‌های CMMS بسیاری با قیمت مناسب وجود دارند که ویژگی‌های مورد نیاز شرکت‌های کوچک و متوسط را برای مدیریت نگهداری و تعمیرات کارآمد فراهم می‌کنند. بنابراین، آگاهی از ویژگی‌های مهمی که باید در این نرم‌افزارها جستجو کنید، بسیار مفید است.

در اینجا ۵ ویژگی برتر CMMS که برای کسب‌وکارهای کوچک توصیه می‌کنیم، معرفی شده است.

ویژگی‌های CMMS برای کسب‌وکارهای کوچک: مدیریت تجهیزات، مدیریت سفارشات کاری، مدیریت نگهداری پیشگیرانه، مدیریت موجودی قطعات، گزارش‌ها و تحلیل‌های سفارشی.

مدیریت سفارشات کاری

با استفاده از نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات سفارشات کاری و فرآیندهای نگهداری خود را ساده‌تر کنید و زمان پاسخگویی و رسیدگی به سفارشات کاری را کاهش دهید.

مدیریت نگهداری پیشگیرانه

با استفاده از امکانات نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات برای تعمیرات پیشگیرانه، عمر دارایی‌های خود را افزایش دهید و از خرابی‌های آینده جلوگیری کنید.

مدیریت موجودی قطعات

با استفاده از این نرم‌افزار، مدیریت موجودی و سوابق دقیقی از موجودی فعلی خود داشته باشید، قطعات مورد نیاز را به‌موقع در دسترس قرار دهید و هزینه‌های اضافی را کاهش دهید.

مدیریت نگهداری تجهیزات

تمامی داده‌های دارایی‌ها و تجهیزات خود را در یک مکان مرکزی با استفاده از نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات تجهیزات ذخیره کنید. این داده‌ها می‌توانند شامل قیمت خرید، ضمانت‌ها، راهنماها، دستورالعمل های نگهداری و موارد بسیار دیگری باشند.

گزارش‌ها و تحلیل‌های سفارشی

گزارش‌هایی ایجاد کنید که با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) کسب‌وکار شما همسو باشند و از آن‌ها برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها در مورد تکنسین ها، بودجه‌بندی و فرآیندهای کاری استفاده کنید.

با وجود مزایا و ویژگی‌های بی‌شمار برای انتخاب، CMMS مناسب می‌تواند واقعاً یک تغییر اساسی برای کسب‌وکار کوچک شما و عملیات مدیریت و نگهداری تسهیلات آن باشد.

به مناسبت روز حمایت از صنایع کوچک، شرکت ساینا سیستم فرصتی ویژه برای رشد و بهبود کسب‌وکار شما فراهم کرده است!  با خرید نرم‌افزارنگهداری و تعمیرات ساینا علاوه بر بهره‌مندی از تخفیف‌های ویژه، ۵۰ ساعت ورود اطلاعات رایگان به‌عنوان هدیه دریافت کنید.

این فرصت بی‌نظیر را از دست ندهید و همین امروز برای بهبود عملکرد صنعت خود اقدام کنید.برای دریافت مشاوره  رایگان و اطلاعات بیشتر با شماره ۰۹۱۹۶۹۴۹۴۱۶  تماس بگیرید.